Sistema de entregas: Aprenda como fazer uma boa gestão de entregas

Trabalhar com transporte de mercadorias não é fácil e fazer o uso de um bom sistema de entregas é mais difícil ainda.

Uma empresa responsável não pode descuidar das cargas que transporta nem por um segundo. Por isso, é muito importante saber como utilizar um sistema de entregas.

O que é um sistema de entregas?

Em logística, chamamos esse cuidado todo de gestão de entrega. O objetivo da gestão de entrega é monitorar a carga em tempo real, desde que o caminhão saiu da garagem até o cliente receber a mercadoria encomendada.

A gestão de entrega envolve diversos processos, como monitorar em tempo real os veículos de carga e estudar soluções para reduzir os custos e aumentar a produtividade da frota.

Já a transportadora, ao monitorar o caminhão em tempo real, pode repassar informações ao cliente, garantindo que tudo está correndo conforme o combinado.

E mais: no caso de algum imprevisto, como possíveis atrasos, dá para renegociar os prazos ou alterar o que foi acertado e, assim, evitar que o cliente perca a confiança ou queira cancelar o serviço contratado.

Como funciona um sistema de entregas?

Basicamente, o sistema consiste em uma plataforma de software que instala um aplicativo nos dispositivos móveis da operadora (como celulares e tablets) para garantir um controle rápido e eficaz de sua entrega.

A instalação é finalizada no celular da equipe local, o telemóvel irá registar o local de entrega e comunicar com a empresa em tempo real, notificando a cada recebimento, entrega e ocorrência.

Tais procedimentos são elaborados para superar problemas e evitar riscos no processo de distribuição, entrega, rastreamento, coleta, registro de recebimento e outras operações relacionadas à entrega da carga.

Quais as principais vantagens de um sistema de entrega?

Exatidão das informações

Reunir todas as informações precisas sobre o status das entregas para dar previsões confiáveis aos clientes é um dos desafios da boa logística.

Um dos principais objetivos da gestão de entrega é justamente coletar todas as informações e atualizá-las em tempo real, de modo que os gestores e os clientes tenham sempre dados confiáveis e corretos para tomar as decisões mais acertadas.

A gestão de entrega em tempo real garante informações não apenas sobre a localização da carga, mas também sobre o número de paradas que o caminhão fez, a quantidade de horas que o motorista está no volante, quanto combustível está sendo gasto, se a rota combinada está sendo seguida, etc.

Assim, é possível identificar os problemas quase imediatamente e resolvê-los com assertividade e rapidez.

Redução de custos

As informações disponibilizadas pelas plataformas de gestão em tempo real ajudam a identificar possíveis desperdícios de recursos, como combustível ou até mesmo tempo.

Se houver devolução de mercadoria ou se o cliente reclamar, essas informações permitem entender o que deu errado, se é possível corrigir o erro ou até se as reclamações do cliente são válidas ou não.

Agilidade na área de coleta

A demora na liberação dos veículos de carga é uma das principais razões de atrasos de entrega ou de coleta de mercadoria e, consequentemente, de clientes furiosos.

Se a gestão de entrega é feita em tempo real, o motorista está sempre em contato direto com os operadores de logística, o que ajuda a ter uma noção melhor das rotas e do tempo de deslocamento e, assim, agendar as próximas coletas de modo que ninguém fique esperando e perca tempo.al de apoio exclusivo gratuitamente para aumentar o desempenho da sua frota!

On-time nas entregas

A gestão em tempo real torna mais ágeis não só as coletas de mercadoria, mas também as entregas. As informações em tempo real e o contato com os motoristas possibilitam garantir aos clientes que a carga será entregue no prazo combinado.

Se houver algum imprevisto ou possibilidade de atraso, há dados suficientes para pensar em soluções que evitem descumprir o combinado.

Segurança

Saber a localização exata do veículo a todo o momento e se comunicar instantaneamente com o motorista é muito importante caso ocorra algum imprevisto na estrada que coloque o condutor ou a carga em risco. Informação e comunicação ajudam a tomar decisões acertadas e rápidas.

Se a localização do veículo em tempo real é conhecida, também é possível saber imediatamente se houve algum desvio de rota, o que pode ser um indício de que o caminhão foi roubado.

Melhores práticas de gestão de entregas

Planejamento das atividades

Um dos principais objetivos da logística é a eficiência econômica e operacional, certo?

Não é possível cumprir esse objetivo sem um planejar atentamente todos os processos envolvidos na entrega da mercadoria, da coleta ao destino final. Para fazer uma boa gestão de entregas com um sistema de entregas, é importante planejar bem as rotas que o caminhão vai percorrer.

A roteirização – ou seja, o planejamento das rodas – tem inúmeras vantagens, como a escolha de estradas mais seguras e em melhores condições. Trafegar por elas pode ajudar a economizar tempo e dinheiro com combustível e com a manutenção da frota.

Monitoramento

Monitorar os processos é acompanhá-los do início ao fim para permite identificar os problemas antes que eles fiquem grandes demais e ameacem comprometer toda a operação.

Por exemplo: por meio de softwares e aplicativos de rastreamento, é possível prever atrasos nas entregas e, assim, avisar e renegociar os prazos com os clientes antes que eles se irritem muito.

Se o monitoramento acusar que um problema se repete com frequência, é importante repensar o processo.

Controle da jornada de trabalho

A jornada de trabalho dos motoristas é regulamentada por lei. Quem trabalha dirigindo não pode passar mais de 12 horas atrás do volante (dependendo da convenção coletiva) e só pode voltar ao batente depois de, no mínimo, oito horas de descanso.

Os motoristas também têm direito a 30 minutos de descanso a cada quatro horas trabalhadas. É importantíssimo fazer todas as paradas de descanso exigidas pela lei e não abusar das horas extras.

O cansaço atrapalha na hora de dirigir e pode colocar em risco não só a carga, mas também a vida do motorista. O controle de jornada do motorista é obrigatório e é responsabilidade do empregador.

Uma boa gestão de entrega leva em conta o controle de jornada do motorista. Esse controle permite calcular corretamente os prazos de entrega, montar escalas de trabalho adequadas e garante a segurança da carga e do trabalhador.

Análise da produtividade

Uma definição possível de eficiência – o objetivo principal dos profissionais de logística – é atingir os melhores resultados gastando o menos possível.

Para vencer esse desafio, de fazer mais com menos, é importante ficar de olho na produtividade: será que dava para fazer mais com menos? Ou o dinheiro anda escorrendo por algum ralo aí?

Uma gestão de entregas bem feita, com a utilização de um sistema de entregas, é importante porque permite identificar todo aqueles problemas que diminuem a produtividade.

E também possibilita verificar o desempenho tanto da frota quanto dos colaboradores. Com base nessas informações, é possível traçar estratégias capazes de elevar a produtividade, ou seja, alcançar mais gastando menos.

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