Guia do certificado digital: siga o passo a passo de como fazer o seu

A sua empresa já tem certificado digital? Você sabia que o certificado digital é uma ferramenta segura e que permite que negociações sejam feitas mesmo sem a presença física de gestores ou documentos?

Se você não conhece e não sabe como funciona o certificado digital, continue lendo e veja como é fácil criar um e usá-lo para simplificar a burocracia da sua rotina de trabalho.

O que é o certificado digital?

O certificado digital nada mais é do que a identidade virtual de uma empresa. É uma forma que as organizações possuem para assinar documentos digitais com segurança e validade legal, tanto para fins jurídicos ou fiscais.

No Brasil, o certificado digital surgiu em 2001, por meio da aprovação da medida provisória 2.200 que tinha o objetivo de regularizar e identificar os usuários da internet e tornar mais segura as transações executadas por eles.

Com o certificado digital, é possível assinar documentos, emitir declarações e notas fiscais e várias outras funções burocráticas que poderiam tomar bastante tempo do gestor e que podem ser resolvidas em alguns cliques

Ter o certificado digital não é obrigatório para as empresas. Contudo, as suas muitas vantagens são motivos suficientes para que todas as organizações criem a sua identidade virtual, como veremos com mais detalhes a seguir.

Quais são as vantagens do certificado digital?

O certificado digital oferece vantagens tanto para empresas quanto para pessoas físicas.

Veja a seguir as principais:

Possibilidade de assinar à distância

Enquanto um documento físico precisa ser transportado de um lugar para o outro para ser assinado, um documento virtual só precisa ser acessado por um computador por quem precisa assinar o documento. É mais agilidade e praticidade para as negociações.

Garante a segurança

A assinatura do certificado digital evita fraudes e demais alterações que possam impedir a validade do documento, permitindo que as transações aconteçam tranquilamente.

Isso porque as informações são criptografadas e possuem chaves de segurança, permitindo o acesso apenas àqueles que possuem o código de abertura do documento.

Reduz os custos

Com o certificado digital, a empresa não precisa se preocupar com gastos diversos, como reconhecimento de firma, impressão de documentos, gastos com transporte e outros.

Ganha agilidade e profissionalismo

Sem dúvidas, a agilidade e a mobilidade das negociações são um grande atrativo do certificado digital. Qualquer parceria ou negociação pode acontecer à distância, sem a necessidade de reunir pessoas ou perder tempo com encontros desnecessários.

O certificado digital também é uma forma que a empresa tem de mostrar o seu profissionalismo, a sua preocupação com a idoneidade das suas ações comerciais, bem como a sua afinidade com as facilidades do mundo tecnológico.

Validade jurídica e fiscal

O certificado digital confere validade jurídica e fiscal aos documentos, uma vez que foi criado exatamente para este fim. Tudo isso sem a necessidade de comparecer a cartórios para reconhecer firma.

Tipos e modelos de certificado digital

O certificado digital também pode se apresentar em algumas variações, tais como:

Modelos: A1 e A3

O certificado do modelo A, é usado para assinaturas de documentos gerais e pode ser usado por empresas ou pessoas físicas. É dividido em dois modelos:

Modelo A1

Armazenado como um software em um dispositivo móvel ou computador de mesa, o modelo A1 vale por 1 ano. Para garantir a segurança dos dados, além de usar mensagens criptografadas, o certificado exige uma senha.

É um modelo mais simples, acessível e sofre menos risco de perda ou extravio. Além disso, pode ser acessado de qualquer equipamento.

Modelo A3

O certificado A3 exige o uso de uma mídia criptográfica, que pode ser um cartão ou um token.

Geralmente, a sua validade é de 3 anos, mas pode variar conforme o local onde está instalado.

Tipos

Agora vamos aos tipos de certificado digital disponíveis:

● e-CNPJ — identidade digital de pessoas jurídicas, é atrelado ao CNPJ;
● e-CPF — versão digital do cadastro de pessoa física;
● e-MEI — identidade digital para microempreendedores individuais;
● NF-e — certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas;
● e-Saúde — identidade digital para profissionais de saúde;
● e-Jurídico — identidade digital para advogados inscritos na OAB;
● e-Contador — identidade digital para contadores.

Passo a passo de como fazer o certificado digital da sua empresa

E na hora de criar o certificado digital? Como fazer? Confira a seguir um passo a passo simples e completo.

Passo 1: Escolha o modelo e o tipo

Como vimos, existem vários tipos de certificado digital: para empresas, para pessoas físicas, para microempreendedor digital, para contadores, etc. Escolha aquele que se encaixa nas suas características.

Passo 2: Documentos necessários para realizar

Reúna a documentação referente à empresa e à pessoa que fará a solicitação do certificado. Documento de identificação, CPF e CNPJ são os principais.

Passo 3: Escolha o site

Escolha um site que seja certificado e credenciado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. É fundamental ter esta atenção para garantir a segurança das suas informações.

Passo 4: Pagamento

Realize o pagamento da compra do certificado e aguarde as instruções para o passo seguinte.

Passo 5: Agendamento

O agendamento deverá indicar uma data para que você apresente a documentação
necessária em uma reunião.

Passo 6: Validação do certificado (presencial ou online)

A validação do certificado ocorre em um encontro agendado, como vimos no tópico anterior. Essa reunião pode ser virtual ou presencial.

Fotos e dados biométricos também serão capturados neste momento. Depois da verificação de todas as informações, o seu certificado estará pronto para uso.

Como fazer a renovação do certificado digital?

Ah, e não se esqueça que o certificado digital também precisa ser renovado periodicamente. Aqueles que estão próximos da data de vencimento podem ser renovados online.

Já aqueles que já venceram devem ser renovados por meio de videoconferência. É interessante ver com cada Autoridade Certificadora como funciona esse processo. No geral, o passo a passo é muito simples.

Veja só:

● Entre no site da sua Autoridade Certificadora;
● Encontre a área do site dedicada à renovação do certificado;
● Escolha o seu tipo de certificado digital, dentre as opções existentes;
● Escolha o modelo do seu certificado (A1 ou A3, por exemplo);
● Escolha a forma como deseja realizar o pagamento da renovação;
● Faça o pagamento e pronto. O seu certificado já está em plenas condições de ser
usado nas suas transações online.

A renovação do certificado digital é obrigatória para continuar a ter acesso aos benefícios da ferramenta. Quando deixa de ser renovado, o certificado é cancelado e não pode mais ser utilizado.

Para que você não esqueça de renovar o seu certificado e continue aproveitando todas as vantagens que ele proporciona, é interessante contar com parceiros que ofereçam o envio de um lembrete através de um sistema ERP para verificar o vencimento do certificado digital.

Assim, você não precisa se preocupar em lembrar a data para renovar sua identidade virtual.